Lieferantenaudit in China: So prüfen Sie einen Produzenten vor dem ersten Auftrag

Ein Lieferantenaudit beantwortet vor dem ersten Auftrag eine einfache Frage: Kann dieser Produzent Ihr Produkt in Ihrer Menge zu Ihrem Termin herstellen? Eine gepflegte Website, schnelle Antworten und ein schönes Muster beantworten sie noch nicht. Die Prüfung besteht aus mehreren Teilen, und jeder Teil deckt ein anderes Risiko ab.

Unser Team kennt über 100 Produzenten persönlich. Bevor ein Produzent in unser Netzwerk kommt, waren wir in seiner Fabrik und haben seine Unterlagen gesehen. Die folgenden Punkte zeigen, worauf wir dabei achten und was Sie selbst prüfen können.

Wie prüfe ich die Business License eines chinesischen Produzenten?

Lassen Sie sich die Business License (营业执照) als Scan schicken und gleichen Sie sie mit allen anderen Angaben ab. Firmenname, registrierte Adresse, gesetzlicher Vertreter und Geschäftszweck müssen zum Vertragspartner, zur Rechnung und zum Empfänger Ihrer Zahlung passen. Auf der Lizenz steht ein 18-stelliger Unified Social Credit Code, mit dem sich das Unternehmen im amtlichen chinesischen Unternehmensregister nachschlagen lässt.

Lesen Sie den Geschäftszweck genau. Steht dort nur Handel und keine Fertigung, ist der Anbieter wahrscheinlich kein Hersteller. Das muss kein Ausschlussgrund sein, Sie sollten es aber wissen, bevor Sie verhandeln. Auch das Gründungsdatum steht auf der Lizenz. Bei einem Betrieb, der erst wenige Monate alt ist, fehlt jede Erfahrung mit Serien und Reklamationen.

• Der Name auf der Lizenz weicht vom Namen im Vertrag ab.
• Das Konto für die Anzahlung gehört einer anderen Firma oder einer Privatperson.
• Die Rechnung kommt von einer dritten Firma, die im Vertrag gar nicht vorkommt.
• Die Lizenz kommt trotz mehrfacher Nachfrage nicht.
• Auf die Frage nach dem Standort wird nur eine Provinz genannt, keine Stadt und keine Adresse.

Eine gültige Lizenz zeigt nur, dass es die Firma gibt. Über Maschinen, Qualität und Termintreue verrät sie nichts. Wichtig ist sie trotzdem: Nach der EU-Produktsicherheitsverordnung muss der Importeur vor dem Inverkehrbringen sicherstellen, dass der Hersteller seine Pflichten erfüllt hat, dazu gehören die Herstellerangaben auf Produkt oder Verpackung. Wer den tatsächlichen Hersteller nicht kennt, kann das kaum sicherstellen.

Reichen Fotos und Videos aus der Fabrik?

Nein. Fotos und Videos von Produktionslinien zeigen, dass irgendwo eine Fabrik steht. Ob genau diese Fabrik Ihren Auftrag fertigt, zeigen sie nicht. Ein Video ohne Firmenschild, ohne erkennbare Adresse und ohne Ware aus Ihrem Segment hilft bei einem Audit wenig.

Beim Besuch vor Ort sieht man, was auf keinem Foto steht: wie voll die Linien sind, welche Ware gerade läuft, ob am Ende der Linie jemand prüft und wie Stoffe gelagert werden. Unser Team arbeitet in China. Alles, was wir über einen Produzenten wissen müssen, können wir direkt vor Ort nachsehen.

Was schaut unser Team bei einem Besuch vor Ort an?

• Firmenschild und Adresse im Vergleich mit der Business License
• Art, Zahl und Zustand der Maschinen, die Ihr Produkt braucht, zum Beispiel Rundstrick-, Flatlock- oder Stickmaschinen
• Welche Aufträge gerade auf den Linien laufen und ob Ware aus Ihrem Segment dabei ist
• Den Musterraum und die Leute, die dort arbeiten
• Das Lager für Stoffe und Zutaten, auch ob Färbepartien gekennzeichnet sind
• Den Prüfplatz am Ende der Linie: wer prüft, gegen welche Vorlage und mit welchem Werkzeug
• Den Packbereich mit Polybeuteln, Kartons und Versandmarkierungen
• Welche Arbeitsschritte im Haus passieren und welche außer Haus gehen

Passen Maschinen und Kapazität zu Ihrem Produkt?

Das lässt sich nur am konkreten Artikel beantworten. Ein Produzent, der sehr gute Jacken fertigt, ist bei Hosen oft nicht die beste Wahl. Bei Caps kann nicht jede Fabrik den Schirm auf ein bestimmtes Maß kürzen, und beim 3D-Stick sieht man den Unterschied zwischen einer einfachen und einer hochwertigeren Stickmaschine. Fragen Sie deshalb nach Ware, die der Produzent in genau dieser Machart schon gefertigt hat.

Bei der Kapazität zählt nicht die Zahl im Firmenprofil. Wichtig ist, wie viele Linien Ihr Artikel belegt, welche Aufträge davor liegen und wann der Stoff verfügbar ist. Rund um die Golden Week im Oktober und das chinesische Neujahr kommt es häufiger zu Verzögerungen, weil viele Betriebe voll ausgelastet sind und einzelne Zulieferer an den Feiertagen nicht arbeiten.

Wie groß ist das Risiko durch Subunternehmer?

In der Textilproduktion gehen einzelne Schritte fast immer außer Haus. Stick, Druck, Färben und Waschen übernehmen oft spezialisierte Betriebe, und das ist in Ordnung. Problematisch ist eine Untervergabe, von der Sie nichts wissen.

Kritisch wird es, wenn der ganze Auftrag ohne Absprache an eine andere Fabrik geht. Das passiert, wenn der Preis knapp kalkuliert ist oder die eigene Fabrik einen Arbeitsschritt nicht beherrscht. Dann fertigt jemand anderes als der Betrieb, dessen Muster Sie freigegeben haben. Klären Sie vorher, welche Schritte an wen gehen und wer für Qualität und Termin geradesteht. In den Vertrag gehört, dass eine Weitergabe nur mit Ihrer schriftlichen Zustimmung erlaubt ist.

Warum ist ein gutes Muster noch kein Beweis für die Serie?

Muster entstehen im Musterraum, oft bei den erfahrensten Näherinnen und ohne Zeitdruck. Die Serie läuft auf den Linien, mit Stoff aus einer anderen Färbepartie und mit festem Liefertermin. Die Serie kann deshalb schwächer ausfallen als das Muster, auch wenn niemand absichtlich etwas falsch macht.

Manchmal stammt das Muster sogar aus einer anderen Fabrik als die spätere Serie. Fragen Sie, wo das Muster genäht wurde und wo die Serie laufen soll. Vor dem Serienstart sollte ein Vorserienmuster aus dem echten Serienstoff und mit den echten Zutaten entstehen. Gegen dieses Muster prüft unser Team die Ware später während der Produktion und noch einmal vor dem Versand. Wie die Musterstufen ablaufen, beschreibt unsere Seite zur Bemusterung.

Woran erkennen Sie gute Kommunikation?

Wie ein Produzent vor dem Auftrag kommuniziert, so kommuniziert er meist auch während der Produktion. Gute Produzenten fragen nach Grammatur, Maßtabelle und Veredelung, bevor sie einen Preis nennen. Kurze Bestätigungen wie „ok“ oder „noted“ heißen dagegen noch nicht, dass etwas umgesetzt wird. Wichtige Punkte gehören in die schriftliche Spezifikation, ein Chatverlauf reicht als Beleg nicht.

Druckdateien schicken Sie besser per E-Mail oder Cloud-Link und lassen sich bestätigen, dass sie sich öffnen ließen. Über Messenger kommen Vektordateien oft beschädigt an, und dann arbeitet die Fabrik mit einem Bild. Ein gutes Zeichen ist, wenn ein Produzent von sich aus Grenzen nennt, etwa dass derselbe Grünton auf Fleece und auf Jersey unterschiedlich ausfällt. Wer so etwas offen sagt, meldet in der Regel auch später Probleme rechtzeitig.

Was sagen Referenzen und Zertifikate wirklich?

Kundennamen geben viele Produzenten nicht heraus, und das ist verständlich. Aussagekräftiger ist, ob der Betrieb schon für den europäischen Markt fertigt. Kennt er die Pflicht zur Faserangabe auf dem Etikett? Weiß er, welche Warnhinweise auf Polybeutel gehören? Fragen Sie nach Ware, die gerade für Europa läuft.

Bei Audit- und Prüfberichten lohnt der genaue Blick. Firmenname und Adresse auf dem Bericht müssen zur Fabrik passen, die Ihre Ware fertigt. Ein Bericht über einen anderen Betrieb sagt über Ihren Auftrag nichts aus. Ein Prüfbericht, den die Fabrik selbst geschrieben hat, ist kein Laborbericht. Und ein schnelles „yes“ auf die Frage nach einem Zertifikat ersetzt das Dokument nicht.

Welche Warnsignale sollten Sie ernst nehmen?

• Der Firmenname fällt erst nach Tagen, die Business License kommt gar nicht.
• Jede Frage nach Bio-Ware, Sozialaudit oder Zertifikat wird ohne Dokument mit Ja beantwortet.
• Nach Erhalt der vollständigen Spezifikation steigt der Preis deutlich, obwohl sich am Produkt nichts geändert hat.
• Während der Bemusterung wird die Fabrik gewechselt, und Sie erfahren es nur auf Nachfrage.
• Ein Teil wird ohne Rückfrage durch ein „ähnliches“ ersetzt, zum Beispiel ein goldener Verschluss statt des freigegebenen silbernen.
• Musterfotos werden immer wieder verschoben, ohne dass ein neuer Termin genannt wird.
• Der Produzent bietet an, Designs bekannter Marken nachzumachen oder einen niedrigeren Warenwert beim Zoll anzugeben.
• Die volle Zahlung wird verlangt, bevor das Muster freigegeben ist.

Ein einzelnes Signal ist noch kein Urteil. Treffen mehrere zusammen, ist ein anderer Produzent fast immer die bessere Wahl. Ein Angebot über Designkopien oder einen zu niedrig angegebenen Zollwert ist für sich allein schon ein Grund, nicht weiterzumachen, weil Sie als Importeur dafür haften.

Wie läuft die Prüfung bei DS Trading ab?

Bevor ein Produzent einen Auftrag über uns bekommt, prüfen wir die Business License, besuchen die Fabrik und sehen uns an, ob Maschinen, Erfahrung und Auslastung zu Ihrem Artikel passen. Danach folgen ein kostenpflichtiges Muster und Ihre schriftliche Freigabe. Während der Produktion und nach der Fertigstellung kontrolliert unser eigenes Team die Ware beim Produzenten, bevor sie verladen wird. Ein deutschsprachiger Ansprechpartner begleitet Sie durch das ganze Projekt.

Welche Kontrollen nach dem Audit folgen, steht auf unserer Seite zur Qualitätskontrolle. Wie die letzte Prüfung vor dem Versand in unserem Ablauf aussieht, zeigt der Schritt Pre-Shipment-Inspektion, Hintergründe dazu liefert der Leitfaden zur Pre-Shipment-Inspektion. Einen Überblick über Produzenten für Kleidung finden Sie unter Bekleidungshersteller in China, den gesamten Ablauf unter Beschaffung.