Pre-Shipment-Inspektion nicht bestanden: Was jetzt passiert

Wenn die Kontrolle vor dem Versand Mängel findet, ist das ärgerlich. Genau für diesen Moment ist sie aber da: Die Ware steht noch beim Produzenten, und Fehler lassen sich dort mit weniger Aufwand beheben als nach Wochen auf See. Dieser Beitrag beschreibt, was nach einer nicht bestandenen Prüfung passiert, wer was bezahlt und wie sich viele Fehler schon während der Produktion abfangen lassen.

Was passiert direkt nach einer nicht bestandenen Prüfung?

Die Ware wird nicht verladen. Unser Team hält die Befunde mit Fotos, Maßen und Stückzahlen fest und vergleicht jeden Punkt mit dem freigegebenen Muster und der Spezifikation. Maßgeblich ist, was Sie schriftlich freigegeben haben. Eine Absprache, die nur im Chat stand, lässt sich gegenüber dem Produzenten schwer durchsetzen.

Deshalb gibt es das freigegebene Muster mehr als einmal. Ein Exemplar liegt bei Ihnen, ein weiteres bei uns zur Kontrolle. Bei der Prüfung liegen Serienware und Muster nebeneinander auf dem Tisch, denn Farbtöne, Griff und Stickdichte lassen sich auf Fotos kaum beurteilen. Weicht die Serie ab, sieht man es im direkten Vergleich sofort, und der Produzent kann es nicht wegdiskutieren.

Danach klären wir mit dem Produzenten, wie schwer der Fehler wiegt, wie viele Teile betroffen sind und woher er kommt. Erst wenn die Ursache feststeht, lässt sich sagen, ob Aussortieren reicht oder ob mehr nötig ist.

Wie werden die Mängel eingeordnet?

Nach Schwere und nach Häufigkeit. Ein loser Knopf an Kinderkleidung ist ein Sicherheitsproblem und damit ein kritischer Fehler. Ein Fadenrest an einer Innennaht ist ein kleiner optischer Mangel. Dazwischen liegen Fehler, die den Gebrauch oder den Verkauf beeinträchtigen, etwa falsche Maße, eine sichtbare Farbabweichung oder ein schief sitzender Druck. Wie Fehlerklassen und Stichprobengrößen zusammenhängen, erklärt der Beitrag zur AQL-Prüfung.

Auch ein kleiner Fehler kann eine Charge durchfallen lassen, wenn er sehr oft vorkommt. Zwanzig Shirts mit Fadenresten sind schnell nachgearbeitet. Ein Pflegeetikett ohne Faserangabe an jedem einzelnen Teil ist dagegen ein Problem für den Verkauf, weil die EU-Textilkennzeichnungsverordnung die Angabe der Faserzusammensetzung vorschreibt.

Welche Mängel treten bei Textilien typischerweise auf?

Bei Bekleidung und Caps tauchen immer wieder dieselben Fehlerbilder auf:

• Maße außerhalb der Toleranz, oft nur in einzelnen Größen
• Farbabweichungen zwischen zwei Färbepartien oder zwischen Stoffen im selben Farbton, etwa Fleece und Jersey
• Stoff leichter als die vereinbarte Grammatur
• Offene oder schiefe Nähte, Fadenreste und Flecken aus der Fertigung
• Stick mit sichtbaren Ansatzstellen oder unsauberen Konturen, Druck verrutscht oder zu blass
• Zutaten wie Knöpfe, Verschlüsse oder Metallteile in einer anderen Farbe oder Qualität als freigegeben
• Etiketten fehlen, sitzen an der falschen Stelle oder haben den falschen Inhalt
• Verpackung anders als vereinbart, zum Beispiel mehrere Teile in einem Beutel statt einzeln verpackt
• Packliste und Versandmarkierung passen nicht zusammen, Stückzahlen pro Karton sind vertauscht

Bei Caps kommen eigene Fehler dazu: Der Schirm ist nicht auf das vereinbarte Maß gekürzt, die Form der Krone weicht ab oder die Schnalle hat eine andere Farbe als am Muster. Beim 3D-Stick sitzt die Füllung manchmal ungleichmäßig, sodass das Logo an einer Seite flacher wirkt.

Viele dieser Fehler haben ihren Ursprung vor dem Nähen. Ein Verschluss in der falschen Farbe wird eingekauft, weil die richtige Farbe nicht rechtzeitig lieferbar war und die Fabrik eine ähnliche für ausreichend hielt. Ein unsauberer Druck geht oft auf eine Vorlage zurück, die nur als Bild und nicht als Vektordatei angekommen ist. Solche Ursachen sind wichtig, weil sie über die richtige Lösung entscheiden.

Nacharbeit, Sortierung oder Neuproduktion: Welcher Weg passt?

Das hängt vom Fehler und von seiner Reichweite ab. In der Praxis gibt es vier Wege:

• Sortierung: Alle Teile werden durchgesehen, fehlerhafte kommen heraus. Das passt, wenn nur ein Teil der Charge betroffen ist und der Fehler gut zu erkennen ist.
• Nacharbeit: Fadenreste schneiden, Nähte nachnähen, Etiketten tauschen, neu bügeln und neu verpacken. Das geht schnell, solange Stoff und Schnitt in Ordnung sind.
• Austausch: Fehlerhafte Teile werden neu genäht, möglichst aus Reststoff derselben Färbepartie.
• Neuproduktion: Bei falschem Stoff, einer falschen Farbe in der ganzen Partie oder Maßen, die sich nicht korrigieren lassen.

Die schnellste Lösung ist nicht automatisch die richtige. Ein falsch platzierter Druck lässt sich nicht entfernen. Ein Stick lässt sich zwar auftrennen, hinterlässt aber Einstichlöcher im Stoff. Bevor der Produzent anfängt, besprechen wir mit Ihnen, welche Lösung zu Ihrem Verkaufskanal passt. Ware für einen eigenen Onlineshop verträgt andere Kompromisse als Ware für einen Händler mit strenger Wareneingangsprüfung.

Wird nach der Nacharbeit noch einmal geprüft?

Ja. Eine Zusage des Produzenten oder ein einzelnes Foto genügt nicht. Unser Team prüft die nachgearbeitete Ware erneut beim Produzenten, wieder gegen das freigegebene Muster. Dabei achten wir auf die beanstandeten Punkte und auf neue Fehler, die bei der Nacharbeit entstehen können, etwa Glanzstellen vom Bügeln oder vertauschte Kartons beim Umpacken. Erst wenn diese Prüfung passt, geht die Ware in den Versand.

Wer trägt die Kosten der Nacharbeit?

Weicht die Ware vom freigegebenen Muster oder von der schriftlichen Spezifikation ab, liegt der Fehler beim Produzenten. Er arbeitet nach und trägt die Kosten dafür zu 100 %. Deshalb ist die schriftliche Musterfreigabe so wichtig. Sie ist der Maßstab, an dem sich jede Diskussion über einen Mangel entscheidet.

Anders liegt der Fall, wenn nach der Freigabe noch etwas geändert wurde, etwa eine Farbe oder eine Stickvorlage. Weicht die Ware dann vom alten Muster ab, ist das kein Mangel. Mehrkosten und Verschiebungen durch solche Änderungen nennen wir Ihnen, bevor sie entstehen.

Bei uns zahlen Sie 60 % bei Vertragsabschluss und 40 % nach dem Versanddokument, also dem Bill of Lading oder dem Air Waybill. Eine Charge, die bei der Prüfung durchgefallen ist, wird nicht verladen. Damit ist auch die Restzahlung noch nicht fällig.

Was bedeutet das für den Liefertermin?

Er verschiebt sich, und wie weit, hängt vom Fehler ab. Etiketten tauschen oder Fadenreste entfernen dauert oft nur wenige Tage. Muss Stoff neu gefärbt oder ein Teil der Ware neu genäht werden, sind schnell mehrere Wochen erreicht. Die erneute Prüfung kommt jeweils dazu.

Manchmal lässt sich Zeit über die Versandart zurückholen. Seefracht DDP braucht rund 60 Tage, Luftfracht etwa 15 Tage. Ob sich der Aufpreis für Luftfracht lohnt, entscheiden Sie. Auch eine Teillieferung kann sinnvoll sein: Die einwandfreie Ware geht zuerst, der Rest folgt nach der Nacharbeit.

Wie informieren wir Sie?

Sobald die Prüfung Mängel zeigt, melden wir uns bei Ihnen, ohne dass Sie nachfragen müssen. Sie bekommen die Befunde mit Fotos, unsere Einschätzung zur Ursache, einen Vorschlag zur Lösung und einen neuen, realistischen Termin. Ihr Ansprechpartner bleibt derselbe, bis die Ware bei Ihnen ist. Wenn Sie selbst Kunden beliefern, haben Sie damit genug Vorlauf, um deren Termine anzupassen.

Wie lassen sich Mängel schon während der Produktion verhindern?

Die meisten Fehler aus der Liste oben lassen sich früher erkennen. Dafür kontrolliert unser Team die Ware bereits während der Produktion beim Produzenten. Zu diesem Zeitpunkt ist erst ein Teil der Menge fertig, und eine Korrektur betrifft wenige Stücke statt der ganzen Charge. Bei dieser Kontrolle sehen wir uns vor allem an:

• Stoff und Farbe der Serienpartie im Vergleich zum freigegebenen Muster, bevor die ganze Menge zugeschnitten ist
• Knöpfe, Verschlüsse und andere Zutaten, bevor sie eingenäht werden
• Die ersten fertigen Teile von der Linie mit Maßen in allen Größen, Nähten, Stick und Druck
• Den Inhalt der Etiketten mit Faserangabe, Pflegesymbolen und Größen
• Verpackungsvorgaben und Versandmarkierungen, bevor gepackt wird

Ein Teil der Vorbeugung liegt vor dem Auftrag. Eine Spezifikation mit Maßtabelle und Toleranzen, Druckdateien als Vektor per E-Mail oder Cloud-Link und eine klare Liste der Zutaten, die nicht ausgetauscht werden dürfen, verhindern viele Diskussionen. Haben Sie kein Tech Pack, gehen wir die Punkte in einem Telefonat mit Ihnen durch. Was hineingehört, steht im Beitrag zum Tech Pack für Bekleidung.

Dazu gehört eine einfache Regel: Ist eine Zutat oder ein Stoff nicht rechtzeitig lieferbar, fragt der Produzent nach, bevor er etwas anderes einsetzt. Diese Regel gehört schriftlich in die Absprache mit dem Produzenten. Dann landet die Frage bei Ihnen, solange noch Zeit für eine Entscheidung bleibt, und Sie wählen selbst zwischen Ersatz und späterem Termin.

Nach jeder Charge wandern die Befunde in die Unterlagen für die Nachbestellung. Beim nächsten Mal prüft unser Team dann gezielt die Punkte, die beim letzten Mal aufgefallen sind.

Wie unsere beiden Kontrollen aufgebaut sind, zeigt die Seite zur Qualitätskontrolle. Den Prüfschritt im Ablauf finden Sie unter Pre-Shipment-Inspektion, die Prüfpunkte im Detail im Leitfaden zur Pre-Shipment-Inspektion für Textilien. Als Vorlage für Ihre eigenen Anforderungen können Sie unsere PSI-Prüfliste herunterladen.